Arhiivi infosüsteem AIS

[Vaido]

Ajloohuvilistele pakub ehk huvi...
http://www.ra.ee/?news_id=68

http://ais.ra.ee

Proovige ja kommenteerige... mõned endale teada-tuntud asjad leidsin kiiresti üles:-), aga ehk on ka veel sellist materjali, mis kunagi kahe silma vahele jäänud...

Sissejuhatuseks klikka *Mis on AIS* või ?
***
Mis on arhiivi infosüsteem ehk AIS?

Arhiivi infosüsteem ehk AIS on Rahvusarhiivi andmebaas, kus on teave arhiivis hoitavate dokumentide kohta. Olemuselt on AIS sarnane raamatukogude elektrooniliste andmebaasidega, mille abil saab raamatuid üles leida. AISi andmebaas on niisamasugune - otsisõnade abil saab üles leida dokumente ehk arhiivikeeli arhivaale, mille sisuga tutvumiseks tuleb aga siiski tulla arhiivi. Erinevus võrreldes raamatukoguga on selles, et arhivaale ei saa koju laenutada, neid saab kasutada üksnes arhiivis kohapeal. Arhivaal võib olla näiteks kiri, arveraamat, aruanne, foto, joonis või kaardirull. Arhivaalid on kõrgemal astmel koondatud ühe ja sama tunnusega arhivaalide gruppi ehk sarja. Sarjadeks võivad olla näiteks aruanded, protokollid, kirjavahetused. Ühe asutuse või isiku tegevust kajastavad arhivaalid moodustavad tervikliku kogu ehk arhiivi. Näiteks on arhiiv linna- või vallavalitsus, kool või haigla, spordiselts või ühe näitleja arhivaalide kogu.
Kui varem tuli ka arhivaali olemasolu kohta teabe saamiseks tulla arhiivi, siis tänu Teie käsutuses olevale AISi veebiversioonile saab arhivaali, sarja või arhiivi kohta teavet Interneti vahendusel. Kindlasti tuleb aga arvestada, et praegu ei sisalda AIS veel kõiki Rahvusarhiivi arhivaale, mida on kokku ligikaudu 8 miljonit. AISis on neist hetkel umbes 3 miljonit.

[taipohh]

mul juba tükk aega plaanis arhiivis ära käia ja uurida
kes mu vanaema ja vanaisa ja vanaonude peale ,,Kitse`` pani

[nublu]

Lugesin ka eile seda uudist ning käisin siis reklaamitud lehte vaatamas. Tundub küll kasuks olevat, aga mõned olulised asjad minu arust puudu...

esiteks ei ole veel sisestatud Lennuväe arhivaalide andmeid. Lennuväge puudutavad asjad tulevad otsinguga välja ainult muude ametkondade alt.

Aga see on väike probleem. Ilmselt sisestavad nad need mingi aja jooksul.

Teine asi aga käib mulle vähe rohkem pinda - ikkagi puudub neti kaudu ligipääs arhivaalidele ning puudub ka võimalus kasvõi koopiate tellimiseks.

Oma hea mitu aastat tagasi jäi mulle ette brittide arhiivi lehekülg.
http://www.nationalarchives.gov.uk/

ja mitte seepärast, et ma mingi hirmus arhiivinduse huviline oleks. Sattusin mingi otsingumootori või kellegi antud lingi kaudu üles riputatud dokumentidele. Need olid mingid omal ajal Churchilli laualt läbi käinud dokusmendid, millelt salastatus oli maha võetud. Ning üles olid need riputatud reklaamimaks brittide arhiivi "tiigrihüppe" programmi.

Nende tiigrihüppe alustalaks oli just säilikute digitaliseerimine. Alustati neist säilikuist, mida rahvas kõige tihedamini näppimas käis. Kust leidis infi sugupuude uurimiseks ja perekonna ajaloo kohta jne. tehti lihtsalt pilt ning siis pdf fail. Sellise pdf saamiseks tuli sisse logida ning siis osa neist oli tasuta vaadatavad, osade eest taheti pappi saada.

Praegu sellele lingile klikite ning sinna ronite, siis näete et asi on edasi arenenud. Seal on terve hunnik asju mitte ainult digitaliseeritud, vaid ka andmebaasidesse topitud. Saad teha nime järgi otsingu ning tulemusest näed, kus sellise nimega tüüpe on mainitud. Ning väikese raha eest saad tellida vastavate dokumentide koopiad. Või maksta internetipangas ning tõmmata seejärel failina üle interneti.

AIS on tegelikult säilikute kataloog, mis on lõpuks ometi suudetud toppida mingisse normaalsesse andmebaasi ning varustada otsingumootoriga. Kui neil tõesti säilikute kataloogi kuskil arvutis mingil normaalsel kujul ei ole, nii et seda saaks andmebaasi importida, ja neid puudu olevaid 5 miljonit ühikut käsitsi sisestama hakkavad - siis ei ole sealt midagi asjalikumat nii peagi loota.

Pigem on tunne, et nende tiigrihüpe on vastupidise suunitlusega - saaks endal tööd vähemaks, ning huvilised peavad ikka samamoodi kohale ronima, säiliku tellima, saalis lugema ning siis soovi korral kohapeal koopia tellima

Aga huvitavaid asju oleks seal arhiivis ju küll. Kohe esimese otsingu peale tulid seal välja näiteks 1920. a. 1. suurtükiväepolgu palgamaksmise nimekirjad...

[nublu]

ahjaa, et asi lihtsalt niisama virisemiseks ei jääks - kõik kes arhiivides käivad ning sealsete inimestega kokku puutuvad - käige neile pinda et ka dokumente digitaliseerima hakataks ning tehtaks interneti kaudu koopiate tellimise süsteem

[propatria]

Toetan igati Nublu asjalikku ettepanekut!

Tegelenuna pikka aega digitaliseerimisega, võin aga kinnitada, et parktikas see töö nõuab esmalt ühtset lähenemisstrateegiat (et mitmete aastate möödudes mitte hakata uuesti kümneid miljoneid arhivaale uuesti digitaliseerima), siis korralikku tehnikat (skännerid, arvutid, printerid, paljundusmasinad jne. lisaks kõige selle hooldus ning tehniline tugi), siis piisavat kvalifitseeritud tööjõudu ja muidugi aega ja veelkord aega...

Tervitustega ProPatria

[benedict]

Panen siia osa Suguseltsi uudistelistis Fred Puss poolt oktoobri keskel avaldatud infost:
...
Esiteks esitleti täna arhiivi töötajatele mikrofilmide skännerit. Direktori
soovitusel osalesin seal ise ka ja nägin oma silmaga, et töö tõesti käib. Minu
poolt direktorile antud soovituse tõttu hakatigi esmajärjekorras skännima
personaalraamatuid, mitte hingeloendeid. Skännitud on praegu kahe nädalaga juba
54 rulli umbes 1100st, mis RTOst üle anti. Filmidelt skännitakse praegu ainult
need säilikud, mille originaalid üle anti. Kuna sügisel peaks
siseministeeriumist lisasaadetis tulema, siis skännitavate säilikute hulk
kasvab. Püüan arhiivi saada ka filmidel olevaid personaalraamatute tähestikke
skännima, sest nende originaalide asukoht ei peaks olema oluline, sest tegemist
on enamasti 1970. aastatel loodud arhivaalidega.
...
Pildid skännitakse tif-formaadis 3 mb
suurustena. Veebi jaoks tehakse need väiksemaks .png formaadis. Järgmisel
nädalal otsustatakse, kuidas hakkavad kasutajad piltidele ligi pääsema, kas
esialgu majasisese terminali kaudu või kohe laias veebis. Skännimiskiirus on
masinal 60 pilti minutis, kuid praktikas on kiirus praegu 20. Küllap see ka
kogemuste kasvades suureneb.

Teine uudis on arhiiviinfosüsteem (AIS). See sisaldab praegu 2,7 miljoni
Rahvusarhiivi säiliku andmeid (pealkiri, piirdaatumid jmt). Nii et otsides mõne
nime järgi leiate selliseid säilikuid, mida kunagi muidu üles ei leiaks. See on
täiesti uus tase arhiivide kasutamisel. Sisestatakse Rahvusarhiivi kõikide
arhiivide (st ma maa-arhiivid) säilikute andmeid. Praegu käib veebiliidese
testimine ning vigade parandamine. Detsembri alguseks peaks AIS olema kõigile
kasutatav.

[nublu]

See on juba palju meeldivam uudis

Vähemasti mikrofilmitud asjad jõuavad siis ilmselt varsti ka kaugemalt kättesaadavaks.

Oleks tore, kui nad kiirelt ka need sõjaväe palgalehed ära skanniks ning üles riputaks

[Kapral Karu]

Kõigepealt nõuab see asi raha. Kui on raha, tuleb ka kvalifitseeritud tööjõud. Praegu on nii, et sisestamisega tegelevad juhuslikud inimesed oma põhitöö (nt lugemissaali "õpetajalaua" taga istujad) kõrvalt. Seetõttu kubiseb see andmebaas kirjavigadest. Kirjaviga andmebaasis tähendab aga seda, et teatud osa infist võib jääda leidmata.

Mis puutub lähenemisstrateegiasse, siis see paistab olevat praegu selline, et paarikümnele inimesele jätkuks tööd vähemalt 50 aastaks. Mitte selline, et asi võimalikult kiiresti valmis saaks. Tehnilisest küljest püsivad TIFF-, GIF- ja JPEG-formaadid juba üle kümne aasta ning pea kõik olemasolevad pildipakkimisviisid on omavahel konverteeritavad.

Kiiremini saaks aga nii, et skaneerida trükitud nimistud ning panna need piltidena netti üles. Seejärel saaksid nende "dešifreerimise" ja sisestamisega tegelda nt maakooliõpetajad jm kirja- ning keeleoskajad (keda on sadu) "tükitöö" alusel. Arhiivitöötajate ülesandeks jääks vaid skaneerimine ning hilisem kontroll (nimistute võrdlusel säilikutega võib vigu ilmneda), samuti selliste andmete lisamine, mis nimistuis ei sisaldu.

Kui kõik nimistud on skaneeritud, tuleks hakata skaneerima säilikuid. Algul vastavalt tellimustele, hiljem järjest. Ja jälle pildid netti. Sellega on asi aga keerulisem -- nimelt "vaimse barjääri" ületamine. Kindlasti sekkub nn andmekaitse, ilmuvad lagedale ka muud tsensorid...

Kui need tõkked õnnestub ületada, oleks järgmine etapp märksõnastamine -- kõigi vastavais arhivaalides mainitud isiku-, koha-, asutusenimede jms andmebaasi kandmine. Ka seda saab teha "off site", seda ei pea tegema arhiiviseinte vahel. Eriti selge kirja puhul saab rakendada ka FineReader'it.

[Vaido]

Teine asi aga käib mulle vähe rohkem pinda - ikkagi puudub neti kaudu ligipääs arhivaalidele ning puudub ka võimalus kasvõi koopiate tellimiseks.

Iga säilik võib sisalda mitusada lehte (säilikutes on nummerdatud leht, mitte lehekülg), nii et kui see korrutada juba praegu 3 miljoni sisestatud nimetusega, siis need arvud muutuvad suht astronoomilisteks...

Teine probleem on selles, et need säilikud on köidetud (õmmeldud) kausta ja sageli pole nende lehthaaval skännimine allikat kahjustamata enam võimalik...

Väga palju on ka sellist materjali, mida kasutatakse heal juhul 1-2 korda 50 aasta jooksul ja sedagi vaid "igaks juhuks", et ehk on seal midagi vajalikku leida... kui ma 1980-te lõpus ja 1990-te alguses noorteorganisatsioonide ajalugu aktiivselt Maneeži tänaval uurisin, siis suht palju säilikuid oli ka selliseid, mille esmakasutajaks ma olin... sõltumata sellest, kas need olid erifondis või mitte...

Kuna materjali hulk oli päris suur ja ümber kirjutada poleks kõike huvipakkuvat jõudnud, siis sai korra isegi tehtud avaldus arhiivi direktorile, et võiks huvipakkuvatest materjalidest koopiad teha... laenasin siis sõbralt koopiamasina (arhiivis oli sel ajal vist ainult üks:-) ning tegin terve tahmakasseti tühjaks... $100 oli tol ajal muuseumitöötaja mitme kuu palk... aga asi tasus ennast ära, sest hiljem pole enam vaja olnud iga asja vaatamiseks või kontrollimiseks Tallinnasse arhiivi minna... enne kulus muidugi nädal või paar materjali eeltööks ja märkimiseks, et mida ja kust on mõtet ja vaja kopeerida ja mida mitte... ja kui masin käes oli, siis paar päeva kulus veel... iga arvet või kirja sisuliselt pole ju mõtet kopeerida...

Sama lugu praegu digitaliseerimisega... kõike arhiivis säilitatavat pole mingit mõtet skännima hakata ja seda ei jõuks vist 1000 inimest ka 10 aastaga ära teha... kui sa korra mõne suurema arhiivi fondipoolel käid, ja seda "jooksvate meetrite" hulka näed, siis tunnetad ka seda enda huviala puudutava materjali piisakest ookeanis...

Kui mingi murdosa kaitsekulutustele kuluvast eelarvest iga aasta näiteks arhiividele anda, siis kindlasti liiguks palju jõudsamalt asi edasi... need summad ja eelarved on vist võrreldamatud... Tartus Ajalooarhiivi juurdeehitus seisab juba aastaid...

[Kapral Karu]

Digitaliseeritult mahuks kogu Eestis asuv pabervara mõneruutmeetrisse serveriruumi... Sellist perspektiivi arvestades võiks need arhiivihooned ehitamata jättagi. Vähemalt piisaks edaspidi üksnes hoidlatest, lugemissaale ja tööruume poleks vaja juurde rajada.

Arhivaale saab digitaliseerida ka digikaamera abil, "pildistav" mittekontaktne skanner on praegu veel mitmeid kordi digikaameraist kallim. Abivahendina tuleks kõne alla ka veebikaamera -- nende kvaliteet aina odavneb. Tehnikaülikooli insenerid peaksid ainult konstrueerima lehti keerava roboti...

Aastaid tagasi tuhnisin Maneežis EWKV järelejäänud pabereis (mida vaatamata sõjahävinguile ning arhiivides toimuvale pidevale makuleerimisprotsessile on aukartustäratavalt palju!) ning leidsin sealt kaunis palju sellist, millest praeguselgi EKV-l oleks õppida.

Meil oli 9 pataljoni. Mitte midagi hullu poleks juhtunud, kui üks neist (mis niikuinii koosnes tinglikult öeldes umb(vene)keelseist) oleks likvideeritud ning järgijäävad miljonid oleks suunatud meie sõja(väe)ajaloo kättesaadavaks tegemisele. Vastupidi -- usun, et meie kaitseväelasedki oleksid praegu märksa targemad.

Praegu on sellega muidugi märksa odavam algust teha.

Ka arhivaali kasutatavus sõltub tema kättesaadavusest. Neid ei kasutata harva mitte sellepärast, et huvilisi ei jätkuks, vaid neil huvilistel pole nii palju aega (ja raha), et sõita Tallinna (Tartusse) ning istuda päevade viisi kl 9-17 lugemissaalis. Arhiivitöötajad on muidugi olukorraga rahul, sest paremate võimaluste korral ei mahuks uurijad lugemissaalikestesse ära...

Näiteks saarlaste (jm ääremaalaste) jaoks on meie keskarhiivide varandus praegu vaid surnud kraam.

[benedict]

EW peaks arhiividele ostma või rentima 4 sellist robotskannerit:
http://www.4digitalbooks.com/

Hobujõude on ühel skanneril 1500 lehte tunnis ning ilma inimese osavõtuta lk pööramine + 1 inimene suudab samaegselt juhtida 4 sellist seadet.

Kui võtta keskmise raamatu suuruseks 500 lk , siis 1 skanner laseb tunnis läbi 3 raamatut ja 24 tunni jooksul oleks võimalik 4 skanneriga digitaliseerida 288 raamatut ja 1aasta jooksul 105120 unikaalset raamatut.

Leiduks ainult keegi kes sellise asja ära organiseeriks.

[Vaido]

EW peaks arhiividele ostma või rentima 4 sellist robotskannerit:
http://www.4digitalbooks.com/

Väga vinge ja kasulik asi, aga arhiivis see täielikult ei lahenda probleemi... samas näiteks Kirjandusmuuseumile või RR-le oleks selline skänner tõhus abimees...

http://www.4digitalbooks.com/specifications.htm
What can't be done
Among a large variety of books and bound documents that may be processed on the Digitizing Line there is a minor set of particular cases that should be excluded :
• documents with extreme variations in page thickness
• documents with foldouts or lose sheets
• short pages mixed with long pages outside the tolerance of about 25 mm (1 in)

Selliseid variante esineb säilikute juures päris sageli, et ühes säilikus on koos erineva formaadiga lehed ja need võivad olla ka väga erineva paksusega... aga arvatavasti on juba olemas ka paremaid ja võimsamaid skännereid nende jaoks võrreldes hetkel siinmail kasutatavatega...

See oleks kindlasti võimas ja sisukas järg Tiigrihüppele, kui varasema ajaloo allikad, kirjandus ja ajakirjandus saaks Eestis digitaliseeritud ning rahvale avalikult kättesaadavaks tehtud interneti kaudu... "varasem" sisuliselt tähendab sinnamaani, kui autori-, andmekaitse ja igasugu muud faktorid segama ei hakka... samuti muuseumites leiduv esemeline materjal...
Sellisel juhul saaks vähemalt paberkandjal allikmaterjali hoiustada paremates tingimustes ja see ei pea mitte kusagil kesklinnas asuma... lugesin vist juba 10 aastat tagasi ühest muuseumihoidlast (Jaapanis) kuhu säilitustingimuste stabiilsena hoidmiseks inimestel pole üldse asja... kui midagi näituste jaoks vaja, siis robotid leiavad ja toovad selle välja...
Tanke ja lennukeid pole nagunii ühelgi muuseumil nii palju, et neid peaks kuhugi eraldi hoidlasse paigutama, vaid enamus on rahvale nähtavad

Loomulikult elektrooniline materjal peaks olema mitmetes eraldi serverites maailma erinevates ruumipunktidess, mitte ainult Eestis...

Tegelikult täiesti teostatav ka suht lühikese aja jooksul (ajaloo mõistes:-) kui sellele projektile leiduks ambitsioonikas ja autoriteetne juht ja oleks nii rahaline kui ka moraalne toetus nii riigi kui ka rahva poolt...

Piisava haridusega töötuid spetsialiste peaks ka piisama erinevates valdkondades, nii et asi inimfaktori taha pidama ei tohiks jääda, kui süsteem paigas on ja küsimus on materjali edasises töötlemises...

Kunagi 10 aastat tagasi võis selline asi unistuste või ulme valdkonda kuulda, aga praegusel hetkel täiest reaalne ja teostatav piisava matriaalse ressursi olemasolul...

[Kapral Karu]

Alles täna kurtsid ajakirjanikud raadios, et Eesti e-Riik on omadega jänni jäänud. See poleks mitte ainult Tiigrihüppe järg, kui me võtaksime kätte nt 10 aastaga digitaliseerida kogu meie ajalooarhiivide, muuseumide ning raamatukogude sisu. See oleks ka e-Riigi arendamise järg.

Selle teokstegemine oleks ka teaduse ning arengu toetamine (see kantseliitväljend on siin ära nimetatud kui järjekordne "kuum fraas", võlusõnastik, mis avab kõik valitsuse uksed ja rahakotirauad).

Mõnele jääb ehk arusaamatuks, mismoodi ajaloo ("hallitanud arhiivikaustade" jms) hõlpsamini kättesaadavaks tegemine elu edasi viib. Seda on vaja kasvõi selleks, et mitte jalgrattaid taasleiutada. Enne kui midagi luua, on kasulik teada, mis on enne meid loodud.

e-Riik pole mitte ainult see, et ministrid istuvad paberipakkide asemel kuvarite taga. e-Riik on ka (ja eeskätt) see, kui riigi elanikud igas riiginurgas pääsevad ööpäevaringselt ligi kogu selle riigi kultuurivaramule.

Meie autoriõiguse kaitse seadus ei keela aga isegi uuemate trükiste (nt teatmeteoste) digitaalkujul üldkättesaadavaks tegemist. Seda võib teha iga raamatukogu.

[benedict]

Midagi veel huvitavat:

http://www.history.ee/register/karto.html
http://www.history.ee/dbs/kartoteek/teke.html

[ictta]

leidsin sealt oma vanaisa andmed ja mida ma sealt välja lugeda saan:
35 Kalda Edgar m 1926 R-358, 1961
36 Kalda Edgar m 1926 Eesti SS Leegion, 1946
37 Kalda Edgar m ++1926 R-1675, 1961